Har du et intelligent arkiv?

Små og mellomstore bedrifter kan spare mye på å ha en smart og profesjonell arkivløsning.

– Tenk om Google hadde vært et arkiv. Google er avhengig av at nettsider merkes på riktig måte for å kunne knytte dem til riktige søkeord. Det samme gjelder i arkiv. For at søkemotoren skal fungere, må dokumenter merkes på riktig måte.

Vegard Dokken er rådgiver i Digiflow. Han jobber med digitalisering av bedrifter, og intelligente arkiv er ofte en stor del av digitaliseringsprosessen.

Et godt arkivsystem fungerer i alle ledd – fra dokumentet går inn i arkivet til det kommer ut igjen.

Du skal for eksempel ikke være nødt til å huske navnet på dokumentet for å kunne finne det igjen.

Enkel gjenfinning

I dag er det mange som skanner til egen e-post. Da får man en fil med et langt og kryptisk navn. Mye tid brukes på å gi riktig navn til dokumentet, finne riktig plass – og ikke minst, lete det opp igjen lang tid etterpå.

– Det vi foreslår for mange er en løsning der man skanner direkte til arkivet. På skanneren dukker det opp en rullgardin med noen kriterier for hva slags type dokument det er: kontrakt, avtale osv. Du gir samme type informasjon om hvert eneste dokument. Det fungerer på samme måte dersom du skal arkivere dokumenter som kommer på e-post. Resultatet vil være en strømlinjeformet prosess, uavhengig av om dokumentene kommer som papir eller elektronisk.

Digiflow leverer løsninger som håndterer aller faser i et dokuments levetid: opprettelse, revisjon, godkjennelse, lagring, arkivering, gjenfinning og distribusjon. Tidligere var dette løsninger som kun egnet seg for store selskaper. I dag er prisene konkurransedyktige også for små og mellomstore bedrifter.

– Fra et bedriftsøkonomisk perspektiv, har bedrifter mye å spare på gode arkivsystemer. Jo lenger man venter, jo verre blir det. I dag er mye informasjon ute i bedriftene personavhengig. Enkeltpersoner sitter på mye informasjon om hvor dokumenter befinner seg. Det sier seg selv at dette er veldig sårbart.

For mer informasjon om digitalt arkiv, ta kontakt med Vegard Dokken.

PersonvernDesign: Tenk KommunikasjonUtvikling: Coretrek AS