Garantert riktig lagring av persondata

Er du 100 % trygg på at sensitiv informasjon blir lagret riktig i henhold til GDPR? Nå starter Datatilsynet med tilsyn av virksomheters lagringsrutiner.

 

Alle bedrifter lagrer sensitiv data i en eller annen form; det være seg kontrakter, søknader, CV-er, medlems- og kundedata og kjøps- og betalingsinformasjon. Fortsatt er det mange bedrifter som ikke har gode nok lagringsrutiner i henhold til GDPR. Ofte handler det om at hver enkelt ansatt har individuelle rutiner. Dersom personen som behandler og arkiverer sensitiv informasjon slutter, er man prisgitt at de andre i virksomheten kjenner de samme rutinene. Hvis ikke, forsvinner rutinene ut døra sammen med den som slutter.

 

Med Digiflow Arkiv får virksomheten automatiserte lagringsrutiner som sikrer riktig lagring hver eneste gang. Det blir dermed enklere for alle å etterleve de kravene som kom med den nye personopplysningsloven (GDPR). Hver enkelt medarbeider slipper dessuten å huske hvordan data skal lagres, fordi arkivsystemet er bygget slik at man blir «tvunget» inn i en lagringsstruktur.

 

– Digiflow Arkiv lever på en måte sitt eget liv med en intelligens i bunn. Arkivet gjør at du får orden og struktur på all lagring, uavhengig av hvem det er som gjør det, forteller salgssjef Mikael Carlsson.

Digiflow Arkiv gir også mulighet for rettighets- og tilgangsstyring slik at sensitiv informasjon ikke blir tilgjengelig for alle. I tillegg tilbys automatisk sletting med varsling i forkant. Arkivet har også svært god søkefunksjonalitet, noe som er svært tidsbesparende.

 

Direkte fra papir til arkiv

Når man skanner, for eksempel en kontrakt, vil dokumentet ofte mellomlagres på e-post før du behandler dokumentet og lagrer det på rett sted. Det er fort gjort å glemme at dokumentet da må slettes fra e-post senere. Med en skanneapp fra Digiflow lagres dokumentet på riktig sted men en gang, og man unngår mellomlagring og duplikater på avveie. Dokumentet blir også lett gjenfinnbart og tilgjengelig for søk via fritekst.

 

Datatilsynet varsler tilsyn

Bergen Kommune var den første norske virksomheten som ble straffet for overtredelse av de nye GDPR-reglene med en bot på 1,6 millioner kroner. Datatilsynet har nå varslet at de har mottatt rekordmange avviksmeldinger, noe som tilsier at både privatpersoner og bedrifter er opptatt av hvordan sensitiv informasjon lagres.

 

– Med en automatisk arkivløsning fra Digiflow slipper hver enkelt å tenke på hvordan informasjon skal lagres – det skjer automatisk. Dette er en stor trygghet både for hver enkelt arbeidstaker, for virksomheten og for kunder og medlemmer.

Vil du vite mer eller avtale et møte? Ta kontakt med:

 

Mikael Carlsson

Mikael Carlsson

Salgssjef, digitalisering


 

Bestill GRATIS analyse

Bestill GRATIS analyse

Ja takk, jeg vil gjerne bli kontaktet for en GRATIS analyse og en uforpliktende prat!

 

PersonvernDesign: Tenk KommunikasjonUtvikling: Coretrek AS