Når dokumentene svever i skyen – hva da med sikkerheten?

Microsoft 365 tar sikkerhet på alvor og sørger for at dokumentene aldri har vært tryggere plassert.

– Hvordan er sikkerheten i skyen? Hva med beskyttelse mot kryptovirus? Disse spørsmålene får vi ofte, og jeg kan da forsikre alle om at det aldri har vært tryggere å lagre dokumenter, sier Fredrik Ullberg i Digiflow.

Tidligere lagret man dokumentene på en fysisk server på et rom i enden av kontoret. I dag sender stadig flere virksomheter dokumentene av gårde til en sky vi ikke aner hvor befinner seg. Hva er så trygt med det?

 

– Microsoft 365 har flyttet sikkerheten vekk fra servere og over til dokumentene. Det betyr at alle dokumenter er beskyttet og kan spores uansett hvem som bruker, leser eller endrer dem. Sikkerheten ligger som et skall rundt hvert eneste dokument, istedenfor rundt en server.

 

Grunnen til at Digiflow velger Microsoft som partner er at det er ingen som kan måle seg med verdens største programvareutvikler når det kommer til sikkerhet.

– Jeg pleier å si at gjennom skylagring outsourcer vi sikkerheten til Microsoft, og det er ingen som investerer mer i å ligge i forkant av cyberkriminaliteten enn nettopp dem.

Hva er Azure Information Protection?

Microsofts system for beskyttelse av dokumenter heter Azure Information Protection. Det handler i all hovedsak om tilgangsstyring av dokumenter lagret i skyen. Ved å klassifisere et dokument styrer man hvilke roller internt og eksternt i bedriften som har tilgang til dokumentet. Deretter kan man følge med på hvordan dokumentet brukes og deles, noe som forhindrer datalekkasje og dokumenter på avveie.

Helt konkret betyr det også at i det øyeblikket man slutter i bedriften og ikke lenger har tilgang til e-postadressen, mister man også tilgang til dokumenter.

– Mange virksomheter opplever i dag at verdifull informasjon går ut døra sammen med ansatte som slutter. Det er fritt fram for dokumenter på avveie. Det er også en utfordring at mange bruker e-post som et arkiv. Dermed forsvinner rett og slett nyttig informasjon når en e-postkonto stenges. Gode lagringsrutiner og brukeropplæring er helt avgjørende for at virksomheten skal ha god kontroll på dokumenter.

Digiflow hjelper kundene med hele dokumenthåndteringen – alt fra å sette opp mappestrukturer til å utvikle maler med ulik rettighetstilgang.

Sikkerheten fotfølger dokumentene uansett hvor du åpner dem

Microsoft 365 er skapt for å ivareta sikkerheten i et moderne, fleksibelt arbeidsliv. Når sikkerhetsaspektet er flyttet fra lagringsserveren til selve dokumentet, betyr det at du kan jobbe med dokumentene på café, hjemme og på flyplasser uten at det går på bekostning av sikkerheten. Og det er slik framtidens arbeidstaker vil ha det.

– Bedrifter som ikke tar de ansattes behov for fleksibilitet på alvor, vil tape i kampen om attraktive kandidater i fremtiden, mener Fredrik Vetteren i Digiflow.

– Sammen med Microsoft kan vi hjelpe små og mellomstore bedrifter med å tilpasse seg det moderne arbeidsliv. Vi skreddersyr IT-leveransene til hver enkelt virksomhet og tilpasser sikkerhetsnivået etter de behovene man har. Dette er mulig med Microsoft 365 som utgangspunkt.

Hvor sikker er dokumenthåndteringen i deres virksomhet?

Digiflow tilbyr en kostnadsfri, uforpliktende analyse som inkluderer gode råd og tiltak knyttet til IT-drift.

PersonvernDesign: Tenk KommunikasjonUtvikling: Coretrek AS